Synchronisation von Mail, Kalender und Adressen auf iPhone und Mac über Google

Hinweis: Dieser Artikel ist vom Oktober 2009. Eine Anleitung für Google Sync mit mehreren Absenderadressen unter iOS 4 ist hier zu finden: iPhone: Google Mail mit Push und mehreren Absenderadressen

Bis jetzt hatte ich immer das Problem, dass meine Kalender und Adressen nur über iTunes zwischen Mac und iPhone synchronisiert werden – also nur, wenn ich es anschließe. E-Mails kommen auf dem iPhone außerdem nur per normaler IMAP-Abfrage an, also immer mit etwas Zeitverzögerung. Doch das muss nicht sein: Google bietet einen Active-Sync-Exchange-Server für das iPhone an, mit dem sich all das – kostenlos – lösen lässt. Natürlich gehört dazu ein gewisses Vertrauen in Google, schließlich werden die Daten über deren Server synchronisiert.
Doch die Alternative heißt MobileMe – und kostet richtig Geld.

Was bewirkt diese Anleitung genau?

E-Mails, Kalender und Adressbuch werden per Google-Exchange-Server auf das iPhone gebracht. Auf dem Mac kommen E-Mails weiterhin per IMAP an, der Kalender wird mit CalDAV synchron gehalten und das Adressbuch mit der Apple-Synchronisations-Funktion.
Vorteile: E-Mails landen sofort auf dem iPhone per Push, Kalender und Adressen werden kabellos und vollautomatisch mit dem Mac synchronisiert, auf alles kann auch ohne iPhone oder Mac per Browser zugegriffen werden.
Nachteile: Alle Daten sind auch bei Google gespeichert, auf dem iPhone gibt es (noch) keine Adressbuchgruppen mehr, in iCal wird die Übersichtsleiste links leicht unübersichtlich, wenn man mehrere Kalender hat. Außerdem scheint es derzeit nicht möglich zu sein, Benachrichtigungen mit zu synchronisieren (danke an Juuro).

Vorbereitungen

Natürlich benötigt man einen Google-Mail-Account, der per IMAP läuft. Alles dazu habe ich in meinem E-Mail-HowTo vor einiger Zeit ausführlich beschrieben. Dann kann es losgehen:

0. iPhone synchronisieren, anschließend in iTunes die Häkchen bei der Synchronisation von Adressen, Kalender und Mails entfernen.
1. Time-Machine-Backup machen. (Ich hafte für keinerlei Datenverlust oder sonstige Schäden)
2. Adressbuch und jeden benutzten Kalender über die Export-Funktionen im Menü in einzelne Dateien sichern. Zumindest die Kalender werden wir noch benötigen.
3. Auf http://google.com/calendar für den Google-Kalender und auf http://google.com/contacts für das Google-Adressbuch anmelden, wenn nicht schon geschehen.

Konfiguration am iPhone

4. In Einstellungen → Mail, Kontakte, Kalender alle Accounts deaktivieren und unter „Datenabgleich“ Push aktivieren.
5. Einen neuen Account vom Typ „Microsoft Exchange“ hinzufügen.
6. Username (E-Mail-Adresse) und Passwort eingeben, die folgende Fehlermeldung ignorieren.
7. Unter „Server“ m.google.com eingeben.
8. Auf dem nächsten Screen alle drei Dienste aktivieren und das Löschen der vorhanden Daten bestätigen.

Nun kommen die Daten automatisch am iPhone an. Bis jetzt sind das allerdings nur Mails, da Kalender- und Adressbuchdaten ja noch auf dem Mac liegen.

Adressbuchkonfiguration

9. Das OS-X-Adressbuch öffnen
10. In den Einstellungen zu „Accounts“ wechseln
11. Das Häkchen bei „Mit Google synchronisieren“ setzen und die Zugangsdaten eingeben

Nun müssten auf dem iPhone automatisch die Kontakte ankommen. Natürlich dauert es etwas, bis erstmal alle Kontakte bei Google und anschließend auf dem iPhone sind.

Kalenderkonfiguration

Hier gibt es ein kleines Problem, wenn man mehr als einen Kalender verwendet. Die Kalenderfarben am iPhone lassen sich nämlich nicht einstellen, sondern werden automatisch vergeben. Will man hier die gleichen haben wie am Mac, muss man etwas rumprobieren:

12. Auf der Google-Website mindestens so viele Kalender erstellen, wie man auch am Mac hat, besser erstmal mehr. Die Kalender alle mit fortlaufenden Buchstaben (A, B, …) benennen. Hat man nur einen Kalender, kann man direkt zu Schritt 18 gehen.
13. Auf dem iPhone in Safari auf http://m.google.com/sync gehen
14. Kommt die Meldung, das Gerät würde nicht unterstützt, muss man einfach die Sprache auf US-Englisch umstellen, anschließend lässt sich das iPhone auswählen.
15. Alle Kalender aktivieren und auf „Save“ drücken. Nun werden all diese leeren Kalender auf dem iPhone in der Kalender-App angezeigt.
16. Auf der Google-Website können in der Leiste links jetzt die Farben der Kalender auf die vom iPhone vergebenen Farben angepasst werden – ist also Kalender B orange, machen wir ihn auch auf der Google-Website orange.
17. In den Google-Einstellungen geben wir den Kalendern jetzt die „richtigen“ Namen. Ist also unser privater Kalender am Mac orange, benennen wir den Google-Kalender, der orange ist, in „Privat“ um. Das machen wir jetzt natürlich für jeden Kalender, den wir wollen.
18. Über die Import-Funktion in den Google-Kalender-Einstellungen werden jetzt die zu Beginn erstellten .ics-Dateien importiert (natürlich in den korrekten Kalender).
19. In iCal auf dem Mac entfernen wir bei allen Kalendern in der Leiste links die Häkchen. Später können wir sie auch löschen.
20. Anschließend fügen wir in den iCal-Einstellungen unter Accounts über das Plus unten links einen neuen Account hinzu.
21. Bei „Accounttyp“ wählen wir Google aus und geben die Login-Daten ein.
22. Jetzt wird der Hauptkalender von Google heruntergeladen und angezeigt.
23. In den Einstellungen sollte „Kalender aktualisieren“ auf minütlich gestellt werden.
24. Möchte man auch die anderen Kalender haben, muss man nochmal in die Einstellungen gehen und unter dem Accounts-Reiter „Stellvertretung“ über den Bearbeiten-Button die anderen Kalender aktivieren.

Jetzt werden alle Kalender auch in iCal angezeigt.
Testweise kann man ja mal den aktuellen Tag am iPhone anzeigen lassen und dann am Mac einen neuen Termin erstellen: innerhalb weniger Sekunden wird er auch am iPhone auftauchen. Andersrum dauert es minimal länger, da der Mac nur einmal pro Minute synchronisiert. Mit den Adressen und E-Mails verhält es sich genauso.

Ausblick

Auf dem iPhone funktioniert die Synchronisation mit Google per ActiveSync-Exchange-Server schon ganz gut. Leider aber auch nur am iPhone, für den Mac bietet Google keine Exchange-Schnittstelle an (obwohl OS X das beherrscht). Dadurch muss hier eben auf andere, nicht unbedingt schlechtere Methoden zurückgegriffen werden: IMAP, CalDAV und die Synchronisations-Funktion des Adressbuchs.
Einfacher wäre es natürlich, wenn Google einen kompletten Exchange-Server zur Verfügung stellen würde.
Apple sollte aber auch noch einiges tun: dass am iPhone keine Adressbuchgruppen per Exchange unterstützt werden, ist wirklich ärgerlich. Und die Geschichte mit den nicht auswählbaren Farben im Kalender ist auch nervig. Doch vielleicht haben wir da ja beim nächsten iPhone-Update Glück…