Es könnte nun alles so einfach sein am iPhone (oder am iPad): Google-Zugangsdaten eintragen, alles wird automatisch konfiguriert, man hat alle Mails am iPhone, kann mit allen bei Google Mail eingetragenen Absenderadressen Mails verschicken, neue Mails kommen per Push rein und natürlich werden nebenbei noch Kalender und Adressbuch automatisch synchronisiert.

Leider ist es aber nicht so einfach. Dennoch ist eine solche Konfiguration mit ein wenig Aufwand realisierbar.

Ausgangslage

Wir benötigen:

• Google-Mail-Account
• iPhone mit aktueller Version von iOS (am iPad und iPod touch funktioniert es ähnlich)
• unbenutzten E-Mail-Account (optional)

Den unbenutzten eMail-Account braucht man nur, um eine Fehlermeldung des iPhones zu verhindern. Wer z.B. eine eigene Domain hat und dort eMail-Adressen eingerichtet hat, die zu Google Mail führen, kann sich dort vermutlich auch einen POP3-Account anlegen. Möglichst einen ohne eigene eMail-Adresse, damit dort auch keine unerwünschte Mail ankommen kann (mit der weit verbreiteten Webspaceverwaltung Confixx beispielsweise kein Problem).

Des weiteren gehe ich davon aus, dass Google Mail bereits richtig konfiguriert ist (eine etwas ältere Anleitung gibts hier.

Push für Google Mail: Exchange macht’s möglich

Apple bietet seinen Push-Service, mit dem Mails ohne Abruf seitens des iPhones direkt ankommen (wie eine SMS), leider nur für den kostenpflichtigen Dienst MobileMe an – und für den Microsoft-Firmenserverdienst Exchange.
Glücklicherweise bietet Google Mail für das iPhone einen eMail-Abruf per Exchange-Protokoll an, wo wir dann die Pushfunktionalität haben.

Schritt 1: Exchange-Account einrichten

Hinweis: Ich übernehme keinerlei Verantwortung für Datenverlust o.ä. Das Tutorial geht davon aus, dass bereits alle eMails, Kalender und Adressen bei Google gespeichert sind und die Synchronisation dafür in iTunes deaktiviert ist.

Wir richten also unseren neuen Account am iPhone ein:

1. Einstellungen → Mail, Kontakte, Kalender → Account hinzufügen …
2. Microsoft Exchange wählen, NICHT Google Mail!
3. Im Feld E-Mail und im Feld Benutzername geben wir jeweils die komplette Google-Mail-Adresse ein. Mit @googlemail.com-Endung, wenn man keinen amerikanischen @gmail.com-Account hat.
4. Bei Kennwort benötigen wir das Google-Passwort, Domain bleibt leer und bei Beschreibung kann man eintragen, was man will. Anschließend drücken wir auf Nächstes.
5. Im dann erschienenen Server-Feld geben wir m.google.com ein und drücken wieder auf Nächstes.
6. Nun kann man die gewünschten Dienste wählen, wir aktivieren natürlich alle drei. Anschließend Sichern.

Der Google-Account wird als Microsoft-Exchange-Account eingerichtet.

Die restlichen Einstellungen werden automatisch getroffen. Wenn nun eine Meldung kommt, dass da Passwort falsch ist, habt ihr vermutlich eine @gmail.com-Adresse eingetragen, obwohl ihr eigentlich eine @googlemail.com-Adresse habt. Dafür könnt ihr euch zwar bei Daniel Giersch beschweren, aber die Adresse müsst ihr trotzdem auf die in Deutschland übliche Form anpassen.

Schritt 2: Mehrere Kalender zur Synchronisation aktivieren

Hat man nur einen Google-Kalender, kann man diesen Schritt theoretisch überspringen. Ansonsten geht es jetzt daran, auszuwählen, welche Kalender synchronisiert werden. Dazu geht man folgendermaßen vor (direkt auf dem iPhone):

1. Safari öffnen
2. http://m.google.com/sync aufrufen und ggf. einloggen
3. Bei der Meldung, dass Google Sync auf dem Gerät nicht unterstützt wird, auf Sprache ändern drücken und English (US) auswählen
4. iPhone auswählen
5. Häkchen bei den gewünschten Kalendern setzen und auf Save drücken

Für die Kalendereinstellungen muss die Sprache auf Englisch gestellt werden.

Jetzt werden eMails, Kalendereinträge und Adressbuch schon richtig synchronisiert. Allerdings gibt es noch ein Problem.

Schritt 3: Mehrere Absenderadressen mit Google-Exchange

Am iPhone ist es aus unbekannten Gründen seitens Apple grundsätzlich nicht möglich, bei einem eMail-Account mehrere Absenderadressen (sog. Alias-Adressen) einzugeben – auf der Tastatur fehlt das Komma, um mehrere Adressen zu speparieren, wie es bei praktisch jedem Desktop-Client möglich ist.
Ein alter Trick ist hierfür, die eMail-Adressen mit Kommata getrennt z.B. in der Notizen-App einzugeben, zu kopieren und in den Mail-Einstellungen einzutragen. Bei POP- und IMAP-Accounts funktioniert das bestens – bei einem Exchange-Account ist das leider nicht möglich. Daher werden wir einen extra Account dafür anlegen.

1. Notizen-App öffnen
2. eMail-Aliase mit Kommata getrennt eingeben (ohne die Hauptadresse)
3. Lange drauf drücken, um die Liste zu markieren („Auswählen“), anschließend Kopieren wählen
4. Wieder in Einstellungen → Mail, Kontakte, Kalender → Account hinzufügen … wechseln
5. Andere wählen, anschließend Mail-Account hinzufügen
6. In den vier Feldern irgendetwas (z.B. a@b.de etc.) eingeben, anschließend Weiter
7. Oben POP wählen; bei Adresse wieder lange drücken und die E-Mail-Adressenliste aus der Zwischenablage einfügen.
8. Als Server für eintreffende E-Mails geben wir den eigens angelegten ungenutzten POP-Server ein; alternativ Fantasiedaten, dann kommt es allerdings ab und zu zu Fehlermeldungen
9. Als Server für ausgehende E-Mails müssen wir den Google-Server smtp.googlemail.com eintragen, sowie wieder die vollständige Google-Mail-Adresse und das Passwort.
10. Nach dem Sichern lässt sich das iPhone etwas Zeit, die Einstellungen zu überprüfen, hier ist etwas Geduld gefragt.

Ungenutzer POP-Server, Google-SMTP-Server

Der so angelegte Zusatz-Dummy-Account taucht nun neben dem Exchange-Account in der Accounts-Liste auf. Es empfiehlt sich, bei Datenabgleich unter Erweitert den eben angelegten Account noch auf manuellen Abruf zu stellen, sonst ruft das iPhone regelmäßig sinnloserweise den POP-Server ab, aber dort werden ja nie Mails ankommen, da der Abruf komplett über den Exchange-Account läuft.

Für Dummy-Accounts kann der Abruf auf „Manuell“ gestellt werden

Zusammenfassung & Probleme

Wir haben nun also den Google-Mail-Account als Exchange-Account eingerichtet, darüber werden wir eMails aller unserer bei Google Mail eingetragenen Adressen per Push aufs iPhone bekommen. Ebenso werden Kalender und Adressen vollautomatisch synchronisiert. Die entsprechenden Synchronisationsfunktionen dafür in iTunes sollten daher deaktiviert sein.
Um mehrere Absenderadressen verwenden zu können, haben wir einen weiteren Account eingerichtet, in dem alle Adressen eingetragen sind und über den eMails über den Google-SMTP-Server verschickt werden. Das mussten wir nur machen, weil es bei einem Exchange-Server nicht möglich ist, mehrere Absenderadressen einzutragen. Da das iPhone aber immer auch einen Eingangsserver zu jedem Ausgangsserver haben möchte, haben wir hier einen ungenutzten POP3-Account eingetragen, den wir z.B. über unseren Webhoster erstellt haben, aber auch ein beliebiger Gratis-Mail-Provider, der POP3 bietet, wäre hier möglich.
Übrigens ist es seit iOS 4.0 mit dieser Methode auch möglich, mehrere Google-Mail-Accounts einzurichten, da mittlerweile beliebig viele Exchange-Accounts eingerichtet werden können. Wer also noch einen Firmen-Exchange-Account hat, kann diesen ohne weiteres ebenfalls nutzen, da der in iOS 3 einzige vorhandene Exchange-Account jetzt nicht mehr von Google belegt wird.

Beim Verfassen einer neuen eMail am iPhone kann nun durch Drücken auf „Kopie/Blindkopie, Von: …“ und anschließend auf „Account“ die gewünschte Absenderadresse ausgewählt werden.

Diese Methode hat eigentlich nur noch zwei kleine Probleme: Adressbuchgruppen werden zur Zeit von Google Sync noch nicht unterstützt. Alle Google-Kontakte landen also in einer großen Liste auf dem iPhone. Ich kann damit aber ganz gut leben, dank Suchfunktion ist das kein großes Problem.
Das andere betrifft die Kalenderfarben. Da das verwendete CalDAV-Protokoll keine verschiedenen Farben für Kalender vorsieht, ist das immer eine clientseitige Einstellung. Während man beim Google-Kalender online und auch in iCal am Mac die Farben frei wählen kann, ist das beim iPhone leider noch nicht möglich – hier werden zufällig Farben vergeben.

Hat alles geklappt, freue ich mich übrigens über einen Kommentar oder einen Flattr-Klick

Dieses Tutorial wurde am 17.07.10 mit iOS 4.0.1 erstellt. Ich übernehme keinerlei Verantwortung für Datenverlust o.ä.

Bis jetzt hatte ich immer das Problem, dass meine Kalender und Adressen nur über iTunes zwischen Mac und iPhone synchronisiert werden – also nur, wenn ich es anschließe. E-Mails kommen auf dem iPhone außerdem nur per normaler IMAP-Abfrage an, also immer mit etwas Zeitverzögerung. Doch das muss nicht sein: Google bietet einen Active-Sync-Exchange-Server für das iPhone an, mit dem sich all das – kostenlos – lösen lässt. Natürlich gehört dazu ein gewisses Vertrauen in Google, schließlich werden die Daten über deren Server synchronisiert.
Doch die Alternative heißt MobileMe – und kostet richtig Geld.

Was bewirkt diese Anleitung genau?

E-Mails, Kalender und Adressbuch werden per Google-Exchange-Server auf das iPhone gebracht. Auf dem Mac kommen E-Mails weiterhin per IMAP an, der Kalender wird mit CalDAV synchron gehalten und das Adressbuch mit der Apple-Synchronisations-Funktion.
Vorteile: E-Mails landen sofort auf dem iPhone per Push, Kalender und Adressen werden kabellos und vollautomatisch mit dem Mac synchronisiert, auf alles kann auch ohne iPhone oder Mac per Browser zugegriffen werden.
Nachteile: Alle Daten sind auch bei Google gespeichert, auf dem iPhone gibt es (noch) keine Adressbuchgruppen mehr, in iCal wird die Übersichtsleiste links leicht unübersichtlich, wenn man mehrere Kalender hat. Außerdem scheint es derzeit nicht möglich zu sein, Benachrichtigungen mit zu synchronisieren (danke an Juuro).

Vorbereitungen

Natürlich benötigt man einen Google-Mail-Account, der per IMAP läuft. Alles dazu habe ich in meinem E-Mail-HowTo vor einiger Zeit ausführlich beschrieben. Dann kann es losgehen:

0. iPhone synchronisieren, anschließend in iTunes die Häkchen bei der Synchronisation von Adressen, Kalender und Mails entfernen.
1. Time-Machine-Backup machen. (Ich hafte für keinerlei Datenverlust oder sonstige Schäden)
2. Adressbuch und jeden benutzten Kalender über die Export-Funktionen im Menü in einzelne Dateien sichern. Zumindest die Kalender werden wir noch benötigen.
3. Auf http://google.com/calendar für den Google-Kalender und auf http://google.com/contacts für das Google-Adressbuch anmelden, wenn nicht schon geschehen.

Konfiguration am iPhone

4. In Einstellungen → Mail, Kontakte, Kalender alle Accounts deaktivieren und unter „Datenabgleich“ Push aktivieren.
5. Einen neuen Account vom Typ „Microsoft Exchange“ hinzufügen.
6. Username (E-Mail-Adresse) und Passwort eingeben, die folgende Fehlermeldung ignorieren.
7. Unter „Server“ m.google.com eingeben.
8. Auf dem nächsten Screen alle drei Dienste aktivieren und das Löschen der vorhanden Daten bestätigen.

Nun kommen die Daten automatisch am iPhone an. Bis jetzt sind das allerdings nur Mails, da Kalender- und Adressbuchdaten ja noch auf dem Mac liegen.

Adressbuchkonfiguration

9. Das OS-X-Adressbuch öffnen
10. In den Einstellungen zu „Accounts“ wechseln
11. Das Häkchen bei „Mit Google synchronisieren“ setzen und die Zugangsdaten eingeben

Nun müssten auf dem iPhone automatisch die Kontakte ankommen. Natürlich dauert es etwas, bis erstmal alle Kontakte bei Google und anschließend auf dem iPhone sind.

Kalenderkonfiguration

Hier gibt es ein kleines Problem, wenn man mehr als einen Kalender verwendet. Die Kalenderfarben am iPhone lassen sich nämlich nicht einstellen, sondern werden automatisch vergeben. Will man hier die gleichen haben wie am Mac, muss man etwas rumprobieren:

12. Auf der Google-Website mindestens so viele Kalender erstellen, wie man auch am Mac hat, besser erstmal mehr. Die Kalender alle mit fortlaufenden Buchstaben (A, B, …) benennen. Hat man nur einen Kalender, kann man direkt zu Schritt 18 gehen.
13. Auf dem iPhone in Safari auf http://m.google.com/sync gehen
14. Kommt die Meldung, das Gerät würde nicht unterstützt, muss man einfach die Sprache auf US-Englisch umstellen, anschließend lässt sich das iPhone auswählen.
15. Alle Kalender aktivieren und auf „Save“ drücken. Nun werden all diese leeren Kalender auf dem iPhone in der Kalender-App angezeigt.
16. Auf der Google-Website können in der Leiste links jetzt die Farben der Kalender auf die vom iPhone vergebenen Farben angepasst werden – ist also Kalender B orange, machen wir ihn auch auf der Google-Website orange.
17. In den Google-Einstellungen geben wir den Kalendern jetzt die „richtigen“ Namen. Ist also unser privater Kalender am Mac orange, benennen wir den Google-Kalender, der orange ist, in „Privat“ um. Das machen wir jetzt natürlich für jeden Kalender, den wir wollen.
18. Über die Import-Funktion in den Google-Kalender-Einstellungen werden jetzt die zu Beginn erstellten .ics-Dateien importiert (natürlich in den korrekten Kalender).
19. In iCal auf dem Mac entfernen wir bei allen Kalendern in der Leiste links die Häkchen. Später können wir sie auch löschen.
20. Anschließend fügen wir in den iCal-Einstellungen unter Accounts über das Plus unten links einen neuen Account hinzu.
21. Bei „Accounttyp“ wählen wir Google aus und geben die Login-Daten ein.
22. Jetzt wird der Hauptkalender von Google heruntergeladen und angezeigt.
23. In den Einstellungen sollte „Kalender aktualisieren“ auf minütlich gestellt werden.
24. Möchte man auch die anderen Kalender haben, muss man nochmal in die Einstellungen gehen und unter dem Accounts-Reiter „Stellvertretung“ über den Bearbeiten-Button die anderen Kalender aktivieren.

Jetzt werden alle Kalender auch in iCal angezeigt.
Testweise kann man ja mal den aktuellen Tag am iPhone anzeigen lassen und dann am Mac einen neuen Termin erstellen: innerhalb weniger Sekunden wird er auch am iPhone auftauchen. Andersrum dauert es minimal länger, da der Mac nur einmal pro Minute synchronisiert. Mit den Adressen und E-Mails verhält es sich genauso.

Ausblick

Auf dem iPhone funktioniert die Synchronisation mit Google per ActiveSync-Exchange-Server schon ganz gut. Leider aber auch nur am iPhone, für den Mac bietet Google keine Exchange-Schnittstelle an (obwohl OS X das beherrscht). Dadurch muss hier eben auf andere, nicht unbedingt schlechtere Methoden zurückgegriffen werden: IMAP, CalDAV und die Synchronisations-Funktion des Adressbuchs.
Einfacher wäre es natürlich, wenn Google einen kompletten Exchange-Server zur Verfügung stellen würde.
Apple sollte aber auch noch einiges tun: dass am iPhone keine Adressbuchgruppen per Exchange unterstützt werden, ist wirklich ärgerlich. Und die Geschichte mit den nicht auswählbaren Farben im Kalender ist auch nervig. Doch vielleicht haben wir da ja beim nächsten iPhone-Update Glück…

• wie E-Mail eigentlich funktioniert
• wie man mehrere E-Mail-Adressen verwenden kann
• warum web.de, GMX und Windows Live Hotmail nicht benutzt werden sollten
• warum bei Google Mail auch nicht alles besser ist
• warum es Sinn machen kann, für E-Mails zu bezahlen
• wie man dem Spam-Problem Herr wird
• wie sicher und vertraulich E-Mails sind und sein können
• wie man ein E-Mail-Programm richtig einrichtet und konfiguriert
• warum HTML-Mails böse sind
• wie man E-Mails aufs Handy bekommt

Mir ist bewusst, dass einige Leser das meiste davon schon wissen. Jedoch werden diese auch wissen, wie viele Leute selbst von absoluten Grundlagen keine Ahnung haben. Vor allem für diese ist der Text entstanden. Aber auch fortgeschrittene Leser werden garantiert noch ein paar interessante Dinge erfahren – lesen lohnt sich!

Zum Hauptartikel: HowTo: E-Mail

Das Problem ist, dass diese Adressen ausnahmslos POP3-Accounts nutzen. Solange ich nur von einem Ort darauf zugreifen will, ist das kein Problem – aber was ist, wenn mein Laptop grade mal nicht zur Hand ist? Dann müsste ich mich mühsam bei irgendwelchen Web-Mailern anmelden… nur um dann zu bemerken, dass die gesuchte Mail schon auf meinem Laptop liegt und aus dem Postfach gelöscht wurde. So kann das doch nicht weitergehen, wo bleibt die Innovation in Zeiten des Mobile Web? Wie soll ich per Mobiltelefon auf meine Mails zugreifen? Oder mal von einem fremden PC?

Dabei ist das Problem ja nicht etwa die fehlende Technologie, nein. IMAP würde ja als Mail-Protokoll, das E-Mails auf dem Server verwaltet, das Problem lösen – dann ist es schließlich egal, von wo aus ich auf diesen Server zugreife, ob von zuhause mit dem PC, von unterwegs per Handy oder in der Ferne von einem fremden PC. Netter Nebeneffekt ist, dass man gleich einen serverseitigen Spamfilter verwenden könnte und Thunderbird nicht ständig Datenmüll vorgeworfen bekäme. Nur – wie komme ich an einen solchen IMAP-Server, der meine Probleme lösen würde?

Die wenigen kostenlose Angebote sind, soweit ich das bisher erfahren musste, Schrott. 10 MB machen meine E-Mail-Adressen in einer halben Stunde voll. Und wenn ich nach drei Tagen an das Trafficlimit gestoßen bin und nicht mehr an meine Mails komme, ist das auch nicht schön. Aber es ist ja nicht so, dass mir der IMAP-Komfort nichts wert wäre – ein paar Euro wäre ich durchaus bereit zu blechen. Nur habe ich noch keinen Anbieter gefunden! Ist mein Wunsch denn so selten?

Alles was ich will, ist doch nur ein IMAP-Server, auf den ich beliebig viele E-Mail-Adressen leiten kann, der keine lächerlichen Speicherplatzbegrenzungen hat und der möglichst verschlüsselt ist – ich mag es nämlich nicht wenn der Staat meine privaten E-Mails liest. Natürlich sollte der Preis auch nicht zu überrissen sein. Aber sowas scheint es nicht zu geben – leider. Muss ich also doch meinen alten PC in den Besenschrank stellen und selbst einen IMAP-Server laufen lassen?